Règlement Intérieur

Adopté par l'Assemblée Générale du 22 décembre 2019

Article 1 – Période de cotisation - Exercice comptable

Les adhésions couvrent l'année civile du 1er janvier au 31 décembre.

L'appel de cotisation est lancé par le secrétariat le 1er décembre pour l'année à suivre.

L'exercice comptable est calé sur l'année civile.

 

Article 2 – Assemblée générale ordinaire

Elle se tient au plus près de la date de début de l'exercice comptable, entre le 15 décembre et le 15 janvier.

Seuls les adhérents à jour de leurs cotisations peuvent voter lors de l'Assemblée Générale.

 

Article 3 – Le bureau

Le bureau a pour attribution d’assurer la gestion quotidienne et le bon fonctionnement de l'association.

Il met en œuvre les décisions votées par :

  • L’assemblée générale,
  • Le conseil d’administration.

Les membres du bureau sont élus par le conseil d'administration. Ils sont nécessairement choisis parmi les administrateurs habitant à l'année sur le secteur ;

Le bureau doit pouvoir se réunir autant de fois que nécessaire, pour faire face au quotidien de l'association.

Il a en charge d'établir les fiches de postes des dirigeants associatifs.

 

Article 4 – Comités de travail

Le conseil d'administration se réserve le droit de créer des comités de travail en charge de missions spécifiques.

Ces comités peuvent s'adjoindre toute personnes compétentes, adhérentes ou non de l'association.

Les projets présentés par les comités sont validés par le conseil.

 

Article 5 – Cotisation - Adhésion Assurance


 Le montant de la cotisation est fixé chaque année, pour l'année suivante, par l'Assemblée Générale des Adhérents. Il inclut la part assurance obligatoire.

Cette assurance couvre :

  • La responsabilité civile et les accidents corporels,
  • L'annulation voyage et rapatriement pour les séjours.

Le montant de la part assurance est imposé annuellement par l'assureur.

L'appel à cotisation se fait à partir du mois de décembre de l'année en cours.

Un bulletin d'adhésion est à remplir chaque année par tous les adhérents.

Les adhésions sont gérées par le secrétariat. Elles sont définitivement validées après réception des documents demandés. Les adhérents reçoivent en retour une carte personnalisée avec leur n° de licence.

Le secrétariat met à disposition des adhérents, par le biais du site internet, tous les documents de référence de l'association :

  • statuts
  • Règlement intérieur,
  • Assurance
  • Fiche de poste.

 

 

Article 6 – Animateurs


Les animateurs sont désignés par le conseil d'administration, à minima par le président de l'association.

Ils ont à charge d'encadrer les animations prévues dans les statuts de l'association.

Les animateurs n'ont pas d'obligation de résultat mais de sécurité.

Ils remettront au conseil la (ou les) photocopies de leur(s) diplôme(s) s'ils en possèdent.

Les devoirs et obligations des animateurs sont détaillés dans des fiches de poste approuvées par le conseil.

 

Article 7 – Formation

L'association recherchera des animateurs diplômés pour encadrer ses activités.

Au besoin et après accord du conseil, elle pourra proposer le suivi d'une formation d'animateur à ses adhérents.

Les frais de formation pourront être pris en charge totalement ou en partie.

Il en va de même pour les mises à niveau de connaissances de ses animateurs.

 

Article 8 – Randonnées

Article 8.1 – Encadrement

En cas d'absence d'animateurs qualifiés, seul le président a les prérogatives d'encadrer des activités de randonnée.

Pour autant, aucun texte de loi n’oblige une personne encadrant bénévolement des randonneurs dans le cadre de l’activité traditionnelle de son association, à posséder un diplôme. Toutefois, en termes de responsabilité, toute association, en la personne de son Président, se doit de répondre à une obligation de moyens à l’égard de ses adhérents. Le Président est responsable des initiatives et compétences de ses animateurs. Les qualifications et diplômes fédéraux d’encadrement attestent, pour leurs titulaires, de la possession de compétences bénévoles de niveau professionnel et constituent, pour lui, la meilleure garantie de la compétence de ses animateurs.

La possession de chacun de ces « titres » atteste de la compétence de son titulaire à l’encadrement de la randonnée pédestre. Toutefois le niveau des compétences acquises varie en fonction des formations.

Les animateurs non-titulaires de diplômes fédéraux sont limités dans leurs actions.

Le président définit les limites des animateurs.

 

Article 8.2 - Equipement

L'adhérent se doit d'être bien équipé pour la pratique de la randonnée mais doit également être vigilant sur la nécessité d'être autonome et individuellement en eau et vivres pour 1 journée.

Il doit adapter son équipement par rapport à la saison mais aussi aux vues de l'itinéraire emprunté.

A charge de l'animateur randonnée de préciser l'emport d'équipements particuliers.

 

Article 8.3 – Programme – Prévisions

 Le programme mensuel de randonnée est établi entre le 20 et le 30 pour le mois suivant. Il est élaboré pour permettre au plus grand nombre de participer.

La diffusion est faite par courrier informatique.

Un programme annuel prévisionnel est établi avant le début de l'année associative et est présenté lors de l'assemblée générale. Il fixe les grandes sorties et propose la participation à de grands évènements.

Les sorties pédestres hebdomadaires sont programmées par défaut le mardi.

Une fois par mois, une sortie est programmée en week-end afin de toucher un public actif.

Les randonnées raquettes sont programmées en fonction de l'enneigement et de l'ouverture des stations nordiques.

Les sorties peuvent être décalées, reportées ou annulées sur décision de l'animateur ou du président.

La diffusion d'une alerte orange ou rouge par Météo France sur le département où a lieu la sortie entraîne systématiquement son annulation ou son report. Un courrier électronique " Alerte info" est diffusé aux adhérents dès que possible (cf article 12 Diffusion des informations).

Les conditions sont détaillées dans la fiche de poste "Animateur randonnée".

 

 

Article 8.4 – Prévention santé - Certificat médical

Il est demandé avec la fiche d'adhésion, un certificat de non contre-indication à la randonnée pédestre en cours de validité.

Il est établi par le médecin traitant pour une durée de trois ans.

Ce certificat est obligatoire pour les nouveaux comme pour les anciens adhérents pour toute inscription à une activité incluant la randonnée pédestre ou pour un séjour.

Il est prorogé les années N+1 et N+2 par une attestation santé fournie par l'association.

S'il suit un traitement médical, l'adhérent devra l'indiquer sur la partie prévue de la fiche d'adhésion.

 

Article 8.5 – Niveau de difficultés des randonnées

Un niveau de difficulté sera indiqué pour chaque sortie du programme : Il est nommé : "Indice IBP".

Cet indice est formalisé par un code couleur et un score

  • vert : très facile, indice IBP de 1 à 24
  • bleu : facile, indice IBP de 25 à 50
  • orange : moyen, indice IBP de 51 à 75
  • rouge : difficile, indice IBP de 76 à 100
  • noir : très difficile, indice IBP > à 100

Les randonnées d'un indice IBP supérieure à 100 sont ouvertes exclusivement aux randonneurs.

Il est complété des niveaux d'effort, de risque et de technicité.

L'itinéraire, la durée, la distance et la dénivelée positive cumulée sont renseignés dans les détails de la sortie.

Les temps de marche sont indicatifs. Ils correspondent à une marche effective sans pause d'un marcheur moyen, soit 3,6km/h en plaine, 300 m/h en montée et 400 m/h en descente.

   

Article 8.5.bis – Classification des pratiquants

Le bureau a défini 5 niveaux de pratique, cette classification est propre à l'association :

  • Promeneur RS - niveau 1
    • Personne souffrant d'une pathologie et dont le médecin a prescrit une activité sportive légère telle qu'elle est définie dans le cadre de la Randosanté© de le FF Randonnée.Les sorties réservées à ces personnes feront l'objet d'une modification du présent règlement intérieur par l'ajout d'un article particulier lorsqu'elles seront mises en œuvre par l'association. Elles devront être obligatoirement encadrées par un animateur diplômé Randosanté©.
    • Parcours pédestre de moins de 2h de temps effectif de marche et d'un indice IBP inférieur à 25.
  • Promeneur – niveau 2
    • Personne pouvant effectuer sans difficulté un parcours pédestre de moins de 3h de temps effectif de marche et/ou d'un indice IBP inférieur à 50.
  • Marcheur – niveau 3
    • Personne pouvant effectuer sans difficulté un parcours pédestre de moins de 5h de temps effectif de marche et/ou d'un indice IBP inférieur à 76.
  • Randonneur – niveau 4
    • Personne pouvant effectuer sans difficulté un parcours pédestre de moins de 6h de temps effectif de marche et/ou d'un indice IBP inférieur à 100.
  • Grand Randonneur – niveau 5
    • Personne pouvant effectuer sans difficulté un parcours pédestre de plus de 6h de temps effectif de marche et/ou d'un indice IBP supérieur à 100 sur une ou plusieurs journées consécutives en itinérance

 

Les pratiquants sont les plus à même de se classer dans ces niveaux. Les nouveaux adhérents sont invités à participer aux sorties de niveau 3 afin de mieux se situer. Aux vues des efforts physiques dépensés, l'animateur randonnée ou le président de l'association peuvent inciter les pratiquants à changer de niveau.

Le programme des sorties utilise les termes promenade, marche, randonnée et grande randonnée pour préciser le niveau de l'itinéraire et aider le pratiquant dans son choix.

 

Article 8.6 – Randonneurs occasionnels

En ce qui concerne les randonneurs occasionnels, ils peuvent participer à deux sorties non-consécutives du programme sans avoir adhéré, l'adhésion est exigée dès la troisième participation. Aucune dérogation ne sera acceptée (cf. au regard des assurances).
Les sorties du week-end ou séjours avec nuitée(s) sont exclusivement réservées aux membres adhérents.
Une première participation, à cette occasion, inclut obligatoirement l'adhésion.


Article 8.7 – Prévention routière – Sécurité du groupe 

Le code de la route prévoit la circulation d'un groupe pédestre à droite. Il peut être décidé de circuler à gauche de la voie de circulation routière, exclusivement en file indienne. Dans tous les cas, l'animateur est le seul juge pour appliquer ou non cette disposition suivant le danger potentiel.

Les mesures de prévention sont détaillées dans la fiche de poste "Animateur randonnées".

 

Article 8.8 – Animaux domestiques

Les animaux domestiques sont admis lors des randonnées, sous réserve d'être équipés de laisses. Les chiens de première et deuxième catégorie ne sont pas admis.

 

Article 8.9 – Environnement

Chaque adhérent se doit de respecter la nature (récupération des déchets, pas de prélèvement de la flore, marche sur les sentiers), les propriétés privées, les zones d'estive et de pâturage (fermeture des clôtures après passage, maintien des chiens en laisse) et les règles élémentaires de sécurité (pas de feu). Il respecte les recommandations de l'animateur.

 

Article 9 - Séjours

L'association, de par ses statuts et le contrat d'assurance souscrit, a toutes compétences pour organiser des séjours.

Les séjours sont exclusivement réservés aux adhérents.

Les différentes procédures d'inscription, réservation et règlement sont précisés dans un contrat nommé "3A" (Association/Adhérent/Assurance) approuvé par le bureau.

Ce contrat est particularisé pour chaque séjour.

 

Article 10 – Entretien des chemins

Conformément à ses statuts, l'association peut collaborer à l'entretien, la mise en état, le repérage et la valorisation des chemins ruraux avec les communes du secteur de la Vallée du Volp.

Ces activités sont inscrites aux programmes d'activités après entente avec les communes propriétaires des chemins.

 

Article 11 – Vie sociale

Les participants à une journée ou à un séjour s'engagent à être respectueux des bénévoles, organisateurs et des autres participants et à ne manifester aucun acte discriminatoire vis-à-vis de ceux-ci.

Le fait que lors des randonnées un adhérent, par un comportement agressif envers un autre adhérent ou par son refus de suivre les consignes de sécurité de l'animateur, perturbe de façon répétée le bon déroulement des randonnées pourra être considéré comme un motif grave, tel que défini à l'article 7 des statuts et pouvant éventuellement entraîner sa radiation.

Article 12 – Site internet – Newsletter

Un administrateur web est recherché parmi les adhérents. Il n'a pas obligation d'être élu au conseil d'administration.

En tant que correspondant, il est convoqué à chaque réunion du conseil.

S'il n'est pas élu au conseil, il n'a pouvoir de vote.

Le président est garant de la diffusion des informations.

 

Article 12.1 - Site internet

Le contenu du site est approuvé par le conseil d'administration, il est la vitrine de l'association.

L'administrateur web est en relation directe avec le secrétariat et les animateurs qui lui transmettent les éléments à diffuser. Il est chargé de :

  • la mise à jour du site au moins une fois par semaine.
  • de la diffusion des courriers et newsletters
  • de l'enregistrement des membres et l'attribution des codes d'accès.

Il peut être assisté par des webmasters (éditorialistes, rédacteurs, informaticiens, etc.,) qui sont mandatés par le conseil.

 

Article 12.2 – Newsletter

Les lettres d'information ou newsletters sont diffusées pour tous évènements ou activités liés à l'association :

  • lettre mensuelle, avec programme du mois suivant
  • alerte info (programme ou évènement) pout toute informations à caractère urgent.

Les adhérents sont abonnés par défaut à ces courriers, un lien en fin de newsletter permet de se désabonner.

Article 12.3 – Diffusion particulière

Le site internet de l'ARVV peut diffuser des informations, des évènements du "pays" Couserans-Volvestre, vallée du Volp, vallée du Lens, etc. sur simple demande d'un adhérent.

La diffusion se fait par :

  • l'ouverture d'une page internet (publication jusqu'à la date de l'évènement),
  • de l'inscription de l'évènement dans l'agenda
  • et par la diffusion d'une newsletter particulière.

Les informations ne doivent pas être d'ordre politique ou revendicatives. En cas de doute, elles seront soumises à l'acceptation du bureau.

 

Article 13 - RGPD

Dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD- règlement européen nᵒ 2016/679), l'association doit se prémunir contre le vol ou le détournement de ses fichiers et autres outils numériques.

L'ARVV s'engage :

  • à assurer une protection optimale des données,
  • à respecter la confidentialité des données personnelles, en particulier en ce qui concerne le domaine santé.

Seules les coordonnées des dirigeants (membres du conseil) sont rendues publiques aux fins de contact et de publicité.

Les fichiers informatiques utilisés pour les besoins de l'association ainsi que les services en ligne souscrits à son nom sont la propriété de l'association.

La diffusion d'informations personnelles n'est pas autorisée. Seules les photos prises dans le cadre des activités de l'association sont diffusées. Leur accès est limité aux membres après authentification.

Article 14 – Covoiturage – Indemnités kilométriques

Une règle de calcul des frais de participation est établie par le conseil d'administration et présentée chaque année en Assemblée Générale.


Article 14.1 – Covoiturage "Activités"

Le covoiturage est privilégié pour chaque sortie.

Le montant des frais par voiture est calculé par le secrétariat et stipulé pour chaque sortie prévue au programme. Ce montant est divisé par le nombre de personnes à bord. La somme correspondante est remise directement au chauffeur le jour même de la sortie. L'emprunt de trajet avec péage est du ressort de l'animateur et approuvé par l'ensemble des participants à l'activité.

 

Article 14.2 – Covoiturage Séjours

Le covoiturage pour les séjours à moyenne ou longue distance (plus de 300km) est proposé par le responsable du séjour. L'itinéraire et le coût du trajet sont détaillés dans le programme du séjour.

 

Article 14.3 - Reconnaissance et missions

La reconnaissance d'un parcours de randonnée, par un animateur ou tout déplacement d'un membre du Conseil ou d'un comité de travail dans le cadre de sa fonction peut ouvrir droit à un dédommagement des frais occasionnés.

Ces conditions font l'objet d'une décision du conseil d'administration.


Article 15 - Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le conseil ou par l'assemblée Générale ordinaire à la majorité simple des membres.

Toute modification fera l'objet d'une diffusion aux adhérents par la voie la plus appropriée.

L'adhésion à l'association implique le respect de ce règlement intérieur et des consignes transcrites dans les fiches de poste.

                                                                                                 

A Lasserre, le 22 décembre 2019

 

Le président                                                                           Le secrétaire

Christian Torrell                                                                    Jean-Louis Lacanal

 

 

 

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